LAPORAN

1. Pengertian Laporan Laporan mempunyai peranan yang penting pada suatu organisasi karena dalam suatu organisasi dimana hubungan antara atasan dan bawahan merupakan bagian dari keberhasilan organisasi tersebut. Dengan adanya hubungan antara perseorangan dalam suatu organisasi baik yang berupa hubungan antara atasan dan bawahan, ataupun antara sesama karyawan yang terjalin baik maka akan bisa mewujudkan suatu sistem delegation of authority dan pertanggungjawaban akan terlaksana secara efektif dan efisien dalam organisasi. Pengertian laporan adalah bentuk penyajian fakta tentang suatu keadaan atau suatu kegiatan, pada dasarnya fakta yang disajikan itu berkenaan dengan tanggung jawab yang ditugaskan kepada si pelapor. Fakta yang disajikan merupakan bahan atau keterangan berdasarkan keadaan objektif yang dialami sendiri oleh si pelapor (dilihat, didengar, atau dirasakan sendiri) ketika si pelapor melakukan suatu kegiatan. Dalam pembuatan suatu laporan formal, bahasa yang digunakan haruslah bahasa yang baik, jelas dan teratur. Bahasa yang baik tidak berarti bahwa laporan itu mempergunakan gaya bahasa yang penuh hiasan, melainkan dari segi sintaksis bahasanya teratur, jelas memperlihatkan hubungan yang baik antara satu kata dengan kata yang lain dan antara satu kalimat dengan kalimat lain. Penggunaan kata ganti orang pertama dan kedua harus dihindari, kecuali penggunaan kata ”kami” bila yang menyampaikan laporan adalah suatu badan atau suatu tugas. Selain itu pengertian laporan dari beberapa ahli adalah sebagai berikut : a) Pengertian laporan menurut F X Soedjadi - Suatu bentuk penyampaian berita,keterangan, pemberitahuan ataupun pertanggungjawaban baik secara lisan maupun tulisan dari bawahan kepada atasan sesuai dengan hubungan wewenang ( authority ) dan tanggung jawab ( responsibility ) yang ada antara mereka. 2. Dasar-dasar Laporan – Pemberi Laporan Pemberi laporan dapat berupa perseorangan, sebuah panitia yang ditugaskan untuk maksud tertentu. Misalnya: seorang mahasiswa ditugaskan oleh dosennya untuk meneliti suatu obyek tertentu. – Penerima Laporan Laporan bukan hanya dibuat oleh seorang atau suatu badan, tetapi laporan juga ditujukan atau akan disampaikan kepada seorang atau suatu badan. Yang menerima laporan itu adalah orang atau badan yang menugaskan. – Tujuan Laporan Tujuan laporan pada umumnya untuk mengatasi suatu masalah, untuk mengambil suatu keputusan yang lebih efektif, mengetahui kemajuan dan perkembangan suatu maslah untuk mengadakan pengawasan dan perbaikan, untuk menemukan teknik-teknik baru, dan sebagainya. – Sifat Laporan Sebuah laporan harus mengandung sifat-sifat seperti berikut: a. Mengandung imaginasi b. Laporan harus sempurna dan komplit c. Laporan harus disajikan secara menarik d. Macam-Macam Laporan 3. Sistematika Laporan laporan lengkap yang lengkap, harus dapat menjawab semua pertanyaan mengenai : apa ( what ), mengapa ( why ), siapa ( Who ), dimana ( where ), kapan ( when ), bagaimana ( how ). Urutan isi laporan sebaiknya diatur, sehingga penerima laporan dapat mudah memahami. Urutan isi laporan antara lain sebagai berikut : 1. Pendahuluan Pada pendahuluan disebutkan tentang : a) Latar belakang kegiatan. b) Dasar hukum kegiatan. c) Apa maksud dan tujuan kegiatan. d) Ruang lingkup isi laporan. 2. Isi Laporan Pada bagian ini dimuat segala sesuatu yang ingin dilaporkan antara lain : a) Jenis kegiatan. b) Tempat dan waktu kegiatan. c) Petugas kegiatan. d) Persiapan dan rencana kegiatan. e) Peserta kegiatan. f) Pelaksanaan kegiatan (menurut bidangnya, urutan waktu pelaksanaan, urutan fakta / datanya). g) Kesulitan dan hambatan. h) Hasil kegiatan. i) Kesimpulan dan saran penyempurnaan kegiatan yang akan datang. 3. Penutup Pada kegiatan ini ditulis ucapan terima kasih kepada yang telah membantu penyelenggaraan kegiatan itu, dan permintaan maaf bila ada kekurangan-kekurangan. Juga dengan maksud apa laporan itu dibuat.